Efektívna komunikácia - spôsob ako získať... nielen biznis

O efektívnej komunikácii hovoríme vtedy, ak sa podarí odoslať správu takým spôsobom, že prijatá správa má rovnaký alebo podobný význam ako bola pôvodne myslená.

Človek, ktorý chce komunikovať efektívne a získať ním niečo, i keď len spätnú väzbu,:

• si ujasní cieľ komunikácie skôr ako začne hovoriť;
• pred vyslovením informácie si zoradí v hlave myšlienky;
• vyjadruje sa konkrétne, stručne, jasne, používa krátke vety a oddeľuje ich;
• krátkym odmlčaním sa, eliminuje nadbytočné informácie;
• snaží sa získať spätnú väzbu v zmysle získania informácie o tom, ako protistrana porozumela vyslanej informácii, teda nakoľko je vo svojom vyjadrení  zrozumiteľný a jasný;
• vytvára priestor pre obojstrannú komunikáciu, teda počúva, čo hovorí druhá strana a najmä, ak je v pozícii nadriadeného, vytvára priestor pre otázky, prípadne návrhy poslucháča;
• snaží sa u poslucháča vzbudiť záujem o informáciu, napr. tým, že hneď na začiatku uvedie, prečo je informácia, ktorú poskytuje, dôležitá alebo užitočná.

Ďalej platí, že je vhodné prispievať k dobrému priebehu komunikácie správaním, ktoré je spravidla pociťované ľuďmi ako príjemné. Konkrétne sa jedná o:

• oslovenie menom,
• očný kontakt,
• súhlas, pochvala, vďaka,
• pozorné počúvanie,
• zdvorilosť,
• prejav záujmu o slová protistrany,
• celkové rešpektovanie druhého, vzájomná úcta.
•  

PRAVIDLÁ ZROZUMITEĽNEJ KOMUNIKÁCIE (podľa H. M. Herbsta)

• Pravidlo č. 1: ŽIADNE SA – ŽIADNE TO – ŽIADNE MY. Spolupracovníka oslovovať menovite a priamo.
• Pravidlo č. 2: ŽIADNE MUSÍ SA – ŽIADNE MALO BY SA – ŽIADNE MOHLO BY SA. Pokyny nevyjadrovať podmieňovacím spôsobom.
• Pravidlo č. 3: ŽIADNE MOŽNO – ŽIADNE EVENTUÁLNE – ŽIADNE VLASTNE. Pokyny musia byť konkrétne.
• Pravidlo č. 4: KAŽDÝ ČLOVEK MÁ PRÁVO NA SVOJ NÁZOR. Namiesto dohadovania, jasné a zrozumiteľné stanoviská.
• Pravidlo č. 5: UKAZOVAŤ ABSOLÚTNU LOAJALITU. Stáť za svojím slovom a činom.
• Pravidlo č. 6: DÁVAŤ KONKRÉTNE OTÁZKY. Nejasné otázky sú príčinou nejasných odpovedí.
• Pravidlo č. 7: NEKLÁSŤ VIAC OTÁZOK NARAZ. Pletú sa a čas stojí.
• Pravidlo č. 8: OTÁZKY NEZAČÍNAŤ SLOVAMI – PREČO – NAČO – AKO TO (výstižnejšie: „Z akého dôvodu?“, „V čom vidíte príčinu?“) Viesť opytovaného k odpovedi a nepodporovať ospravedlnenie.
• Pravidlo č. 9: NEODPOVEDAŤ SI NIKDY SÁM NA VLASTNÉ OTÁZKY. Stanovisko iného je neznáme.
• Pravidlo č. 10: VYHÝBAŤ SA SPOJENIAM TYPU ÁNO, ALE… Odpovede doplniť, namiesto popierania.
• Pravidlo č. 11: AKTÍVNE POČÚVAŤ. Najskôr počúvať, potom premýšľať a nakoniec odpovedať.
• Pravidlo č. 12: DOHOVÁRAŤ SI KONKRÉTNE TERMÍNY. Zabrániť nedorozumeniu tým, že sa stanovia priority.

Ako zlepšiť efektívnosť vzájomnej komunikácie 

• Uvedomme si, že máme vlastné pocity a môžeme žiť so skutočnosťou, že naše pocity ovplyvňujú nás a našu komunikáciu. 
• Tolerujme pocity iných a uvedomme si, že ich pocity môžu byť odlišné od našich. Môžu ovplyvniť kódovanie a dekódovanie informácií. 
• Ako odosielateľ informácie mám budovať u príjemcu pocit istoty. 
• Ako príjemca informácií mám načúvať z pohľadu odosielateľa a nehodnotiť komunikáciu podľa seba. 
• Snažme sa mať viac ako polovičnú zodpovednosť za účinok komunikácie, či už ako odosielateľ alebo prijímateľ. 
• Vedome vytvárajme spätnú väzbu pri každej komunikácii. 
• Ubráňme sa správaniu, či reagovaniu na svoje domnienky o úmysloch druhej osoby, na základe neúplnej informácie.
• Uvedomme si, že pri najlepšej snahe je komunikácia nedokonalá. Preto sa vyhýbajme cynizmu pri neúspešnej komunikácii, alebo pri ťažkostiach v komunikácii. 
• Efektívna komunikácia tiež vyžaduje: 
  • klímu dôvery,
  • spätnú väzbu,
  • načúvanie,
  • akceptáciu. 

Autor: ALKP (V prípade, že máte záujem dozvedieť sa o problematike komunikácie viac, zaregistrujte sa na našu stránku, následne sa prihláste a budete mať k dispozícii i všetky nami vydané e-booky, v ktorých je téma komunikácie prioritná.)